Man kan importere lånere fra klasselister i CSV-format. Mange skoler benytter IST-Extens, det har vi tatt spesielt hensyn til, men man kan også importere fra helt vanlige tekstfiler. Det er viktig med et spesifikt skilletegn mellom kolonnene, komma eller semikolon er vanlig.
Det er svært viktig at filene er strukturerte og ikke inneholder feil. Vær veldig nøye ved importering og verifiser at lånerne blir importert korrekt.
Opplysninger som kan importeres er (i alfabetisk rekkefølge): Epost; Etternavn;Foresatt; Fornavn; Fullt navn; Fødselsdato; Fødselsdato (amerikansk); Fødselsnummer; Fødselsnummer (uten sjekksiffer);Gatadresse; Gruppe; Kjønn; Land; Lånernummer; Melding; Mobilnummer; Pinkode; Postadresse; Postnummer; Postnummer & sted; Poststed; Skole; Språk og Telefonnummer. (Rekkefølgen på kolonnene i tekstfilen behøver ikke være alfabetisk). Skolen bestemmer selv hva som skal være med av opplysninger, men utlånsmodulen krever at personlige lånere må ha fødselsdato!
Hvis listen finnes som en tabell (en kolonne pr felt, en rad pr låner) i Word må den konverteres til tekst med komma eller semikolon som skilletegn. (Velg ->->).
Hvis listen er et Excel-regneark er det
også viktig at hvert felt har sin kolonne og hver låner sin rad. I
Excel kan filen lagres som filtype
CSV ("Comma-Separated Values", dvs kommadelt) (*.csv). Velg
->.
Fjern eventuelle overskrifter i tabell/regneark. Men det er mulig å hak av for at Første rad er kolonnenavn.
En tekstfil fra IST-Extens kan se slik ut:
Filen inneholder informasjon om klasse/gruppe, bilde, fødselsdato, etternavn,fornavn, adresse, postnummer og poststed. Skilletegn er komma.
Viktig
Sjekk først at tekstfilen er korrekt iht over.
Import av klasselisten
- Skritt 1
Klikk på knappen ( → , det er tilgangsbegrensing til funksjonen):
- Skritt 2 : fil og format
Dra fil inn i vinduet eller
- Skritt 3 : Skilletegn og tilhørighet
Skilletegn. Pass på at angitt skilletegn stemmer med skilletegn i filen. Hvis filen inneholder kommentarer så må det ha et kommentartegn foran (standard er #). Hvis første rad er kolonnenavn/overskrifter så hakes det av for det. Fjern haken hvis første rad ikke er overskrifter!
Tilhørighet. Standard er at man importerer elever, dvs Rolle: Elev (lånerkategorikode ele). Hvis man importerer andre roller så er alternativene:
Rolle: Ansatt får lånerkategori Personale (lånerkategorikode p som default)
Rolle: Lærer får også lånerkategori Personale (lånerkategorikode p som default)
Rolle: Kontaktlærer får lånerkategori definert i m2-innstillingen Lånerkategorier som er aktuelle for å være kontaktlærere. Rollen forventer en egen kolonne med gruppe/klasse læreren er kontakt for.
Rolle: Foresatt får lånerkategori Voksen (lånerkategorikode v) som default
Hvis Skole ikke er angitt i importfilen, så må skole velges her. Tilsvarende med gruppe. Legg merke til at det bare er mulig å velge en av hver her, så hvis man skal importere flere grupper/skoler så må de være angitt i importfilen.
Til slutt må det oppgis en e-postadresse som får beskjed når jobben er gjort. Så kan man gå videre...
- Skritt 4
Når de første skrittene er gjort så vil man få et slikt bilde:
Her skal det angis hva slags opplysninger den enkelte kolonne inneholder. Systemet vil prøve å identifisere hva som ligger i kolonnene, men hvis det ikke lar seg gjøre vil man måtte klikke på det røde feltet og velg en av disse:
Velg Skipp på kolonner som ikke skal importeres. Rett feil.
- Skritt 4
Trykk Importer klasseliste når kolonnene er navngitt.
Hvis klasse/gruppenavn som finnes i filen ikke er opprettet tidligere, så vil gruppen opprettes nå.
Hvis filen ikke inneholder informasjon om klassetrinn, så vil dette kunne bli feil. Du må da i etterkant rette opplysninger for klassen/gruppen.