Funksjonen med reserveringskvitteringer vil si automatisk utskrift av en reserveringskvittering til å legge i boka straks en reservert bok blir innlevert. Kvitteringen inneholder i utgangspunktet et referansenummer: Referansenummerets første del er dagen, andre del et løpenummer som begynner på 1 hver dag. 22/ 242 betyr at kvitteringen ble skrevet ut den 22. og var nummer 242 den dagen. Låners navn, lånernummer, ordingsord, tittel og tittel/eksemplarnummer er også med på kvitteringen.
Fordelene med en reserveringskvittering er (vi siterer flittig fra et bibliotek som har tatt funksjonen i bruk):
Kvitteringen kommer umiddelbart og automatisk på nærmeste skriver.
Reserveringskvitteringen puttes i boken og boken settes straks på hentehylle.
Det vanligste er at bøker på hentehylle stilles opp etter låners navn. Nå stilles bøkene fortløpende opp etter nummer.
Uavhentede bøker vil alltid stå samlet helt til venstre på hentehylla.
Bibliotek som ønsker selvbetjent hentehylle kan få dette realisert, uten å komme i konflikt med personvern, hvis man fjerner navn fra kvitteringene.
Bøkene står alltid klar på hentehylle når låneren kommer.
Færre muligheter for feilkilder og misforståelser og større sjanse for at boken virkelig står på rett sted på hentehylla.
Reserveringsbrevene som skal sendes til lånerne legges rett i posten uten noen videre kontroll om de stemmer.
Bibliotek med flere avdelinger/filialer vil få reserveringskvittering til å legge i boken umiddelbart og slipper å vente på reserveringsbrev fra hovedbiblioteket.
Samme oppstillingssystem for hentehylle på alle avdelinger. Dette medfører at reserverte bøker lett kan sendes mellom avdelingene hvis låneren ombestemmer seg og ønsker boken sendt til en annen avdeling.
Løsningen gjør det også lettere å ta i bruk eBrev-løsninger fra f.eks. Posten Norge, om man har vurdert å gjøre det.
Brevmalen for kvitteringene kan redigeres og tilpasses hvert enkelt biblioteks behov. Vi har laget en rekke avvik i brevmalen slik at bøker til oppsøkende virksomhet, fjernlån, bokbuss m.m., med stor og tydelig skrift kommer på kvitteringene. Det blir mindre mulighet for å sende boken til feil avdeling.
Hvis man ønsker å ta i bruk reserveringskvitteringsfunksjonen, så er det bare å gå inn i Innstillinger, fanekort Utskrifter og sette Skriver for reserveringskvittering.
Parameteren Automatisk utskrift av referansenummer (på samme sted), vil slå på at det automatisk skrives ut en egen liste med referansenummer når låner har mer enn én bok til avhenting.
Systemadministreringshåndbokens del II har en kort omtale av reserveringskvitteringen: http://www.bibsyst.no/kundeinfo/dokumentasjon/web/ba3/andreutskriftsmaler.html#innreskvitt.