Rapporten er skrevet for å være så lik skjemaet til Nasjonalbiblioteket som mulig.

Før man starter genereringen må man velge mobile avdelinger, samt fengselsavdelinger. Disse avdelingskodene skal skrives inn separert med mellomrom. Det er fullt mulig å bruke trunkering. I tillegg må man velge hvilken nasjonal lånerkategori man har. Programmet vil foreslå en ut fra biblioteknummeret som basen har. Denne kategorien brukes for å bestemme hvor fjernlån kommer fra.

Lånerkategori er bibliotekets egen nasjonale lånerkategori. Brukes kun for fjernlån. Rapporten skal i utgangspunktet finne ut hvilken den skal bruke selv. Denne lånerkategorien brukes for å bestemme om fjernlånene er innen fylket, innenlands eller utenlands.

En del av tallene i rapporten er erstattet med N/A. Dette betyr at denne informasjonen ikke er tilgjengelig. Blant annet har vi ingen mulighet til å fordele fjernlånsbestillinger. Derfor står det kun et totaltall som man selv må fordele med skjønn. Dette gjelder også videresendte fjernlånsbestillinger som vi heller ikke har informasjon om.

Det er også viktig for denne rapporten at bøkene i basen har litterær form. Se den årlige rapporten for folkebibliotek for informasjon om hvordan man sjekker/setter dette.

Rapporten tar hensyn til bruk av periodikamodulen, men grunnet veldig mange muligheter i modulen er det vanskelig å få 100% korrekt tall. Vi har derfor valgt å gjøre det på følgende måte. Utgangspunkt tas i alle løpende abonnement i året. Dette blir bestanden for året. For å regne ut avgang/tilvekst gjør vi det samme for året før og sammenligner listene. De som kun finnes i året før, regnes som avgang. De som kun finnes i året regnes som tilvekst.

Depotsamlinger viser alle depotsamlinger i basen, ikke bare de som har utlån fra samlingen til valgt utførende avdeling.

Fjernlån tar utgangspunkt i de nasjonale lånerkategoriene og inneholder ikke tall for lokale utlån. Utlån til filialer vil komme med i tallene for institusjon hvis lånerne har lånerkategori i.

Periodika som er registrert i bokbasen (ff=j) vises også i rapporten, men de tallene er pr eksemplar og ikke pr abonnement og blir derfor ikke lagt sammen i rapporten. Dette må man gjøre selv etter skjønn.

Rapporten tar hensyn til sletta titler.

Det kan ta veldig lang tid å generere denne rapporten da den henter ut både utlånsstatistikk og bestandsstatistikk. Det anbefales derfor at denne sendes til fil.