1. | Jeg vil importere en hel skoleklasse inn i Bibliofil. Hvordan gjør jeg det? |
Du må ha tilgang til å importere - og du må ha en fil som alle elevene er lagret strukturert i. Denne fila må inneholde fornavn, etternavn og fødselsdato som et minimum. Gjerne mer info. Om fila er i excel så må hvert element ha hver sin kolonne, dokumentet må lagres i CSV-format (velg «lagre som» og så csv i lista over filtyper). Da går dette ganske knirkefritt! For å vite om du har tilgang til å importere, så logg inn i m2-int. Under listen over Bibliotekar-funksjoner vil du ha et valget "klasselister" - klikk på denne. Da vil du kanskje få valget "Klasseadministrering" (øverst til høyre). Om du ikke får opp dette valget, har du ikke tilgang til klasseimport eller klasseflytting. Om du både har tilgang og en god fil, så er det bare å importere - og følge instruksjonene som dukker opp underveis. Det er en del skritt du skal gjennom før selve importen gjøres, så bare prøv deg fram! Logg inn i m2-int -> i listen for Bibliotekar-funksjoner velger du "Klasselister" -> klasseadministrering (oppe til høyre på skjermen) -> velg knappen "Importer klasselister" Les mer her: Seksjon 5.2, «Nye lånere fra fil». | |
2. | Jeg mangler tilgang til klasseimport. Hvordan får jeg tilgang til dette? |
En som har administrator-tilganger i Bibliofil kan skru på tilgangen til klasseimport for en bruker eller en rolle. Innstillingen finner du her: Logg inn i m2-int -> i listen for Bibliotekar-funksjoner velger du "Innstillinger" -> velg "Tilgang" under Hovedkategori og riktig rolle eller bruker -> Under Generelt og Tilgang finner man så "Tilgang til å importere elever". Sett denne innstillingen til "PÅ". | |
3. | Jeg har importert alle dagens elevene inn i Bibliofil. Hvordan finner jeg ut hvilke elever som er registrert, men som ikke lengre går på skolen vår? Disse må jeg jo slette fra systemet. |
Gå til "Klasselister" under bibliotekar-menyen på hjemsiden. Velg "Klasseadministrering" øverst til høyre. Velg aktuell skole og/eller klasse (eventuelt la de stå på "alle") og sjekk at den står på "elevkategori" som lånerkategori. Klikk på rubrikken "gruppedato" for å sortere elevene etter når de ble importert til sin nåværende gruppe. Dette vil da sammenfalle med import-datoen, og det står også "import" som forrige gruppe. Elevene som ikke var med i siste import vil da ha en eldre dato, og kan derfor slettes. Marker i boksen til venstre alle elever som skal slettes, og trykk på knappen "Slett lånere". Knappen blir aktivert så fort noen elever er markert. Tips: For å markere mange elever i lista etterhverandre, så klikk i firkanten foran den øverste eleven du vil markere, og skroll deg ned til den siste eleven i spennet du vil markere og hold inne shift-knappen på tastaturet før du klikker i boksen. Da vil alle elevene i spennet bli markert. | |
4. | Jeg vil gjerne at elevene kan låne ut og levere inn bøker selv. Fins det en enkel løsning for det? |
Ja. Svaret er Skoleautomat-funksjonen som allerede alle har tilgang til å bruke! I url-feltet i nettleseren skriver du: https://******.bib.no/cgi-bin/skoleautomat. Stjernene bytter du ut med "navnet" på ditt biblioteks nettsted. Dvs du kan åpne m2-int som vanlig, og så bare fjerne alt på slutten i url'n, og erstatte det med "skoleautomat". Du må så logge inn med en Bibliofil-bruker som har begrenset tilgang i utlånsinnstillingene, alle skoler skal ha et brukernavn: elev (og et passord). NB ikke start opp automaten med den vanlige Bibliofilbrukeren din! Hver hundrede dag med inaktivitet må man logge inn med en Bibliofil-bruker. Deretter kan elevene selv logge inn med lånekort eller lånenummer, samt pinkode. Biblioteket velger selv om elevene skal kunne "levere" og se "mine sider" på automatløsningen. Les mer her: Kapittel 8, Skoleautomat | |
5. | Vi bruker skoleautomat-løsningen, og vil at elevene også skal se sine lån / det de alt har lånt når de bruker den. Er det mulig? |
Ja. En Bibliofil-bruker som har administrator-tilganger kan slå det på her: Logg inn på m2-int -> velg "innstillinger" under Bibliotekarfunksjoner -> skoleautomat og Global -> Under Generelt og Generelt finner du da valget for "Vis Mine lån?" Skru denne "på". Les mer her: Kapittel 8, Skoleautomat | |
6. | Elevene klarer ikke å huske så lange lånenummer som de får i systemet. Hvordan kan de få kortere lånenummer? |
Når man registerer en ny elev i m2-int, så vil hen automatisk få et lånenummer som starter med 20millioner (8 siffer), mens om du importerer en skoleklasse fra en fil, så vil de få lånenummer med 4 siffer. Det fins ingen enkel måte å gi elevene korte lånenummer, men om man selv har en oversikt over ledige lånenummer (altså lånenummer som ikke er i bruk i Bibliofil hos deg, feks en gammel klasseliste over lånenummer til utgåtte elever), så kan man etter å ha lagret eleven som ny låner, gå til "Lånere" fra menyen på venstre side -> søke opp eleven -> klikke på den røde knappen "Gi nytt lånekort" -> skrive inn et ledig, lavt lånenummer. Da vil låneren få enda ett lånenummer (de gamle numrene blir ikke borte) som fungerer. | |
7. | Elevene klarer ikke å huske lånenumrene sine. Hvordan kan vi lettest hjelpe elevene når de skal låne bøker på skolebiblioteket? |
Man kan enkelt skrive ut lister over alle elever i en klasse (eller flere klasser). Også med strekkoder som kan brukes som lånekort. Velg "Klasselister" fra menyen under Bibliotekar-funksjoner -> velg "Lånerlister med strekkoder" fra oppgaver og utvalg "Klasselånere", samt skole og så deretter riktig(e) klasse(r) (dette kommer opp først når du har valgt skole) -> trykk på grønn knapp "Hent liste" (dukker opp etter at du har valgt aktuell klasse). Da kommer oversikten opp i en standardvisning, men om du kan velge om det skal vises i flere kolonner, og hvilke felter som skal være med. Feks kan du huke av for strekkode. Disse kan jo både settes i en perm på skolebiblioteket, og de kan klippes ut og gis til elevene. Les mer her: Seksjon 4.1, «Klasselister» | |
8. | Hvordan kan jeg flytte alle elevene i en klasse opp ett årstrinn? |
Denne funksjonen kaller vi for klasseflytting, og kan gjøres for alle klasser samtidig i forbindelse med nytt skoleår. Klassene må ha logiske navn for at dette skal fungere, feks vil klasse 2A bli flyttet til klasse 3A, mens klasse 4C vil flyttes til 5C. Om klassene ikke har slike logiske navn, så sjekk håndboka (linken under her) for løsning. Du finner funksjonen "Klasseflytting" ved å velge "Klasselister" fra menyen under Bibliotekar-funksjoner -> Klasseadministrering (øverst til høyre) -> og trykk på den grønne knappen med "Kjør klasseflytting". Så får du spørsmål om hvilke skole, hva som er øverste klassetrinn på din skole, og hva som skal skje med de som allerede går i øverste klassetrinn. Du kan trygt velge å slette de elevene, for elever som fortsatt har lån vil ikke bli slettet, men flyttet til en kategori som heter "utgåtte elever". Les mer her: Seksjon 5.1.2, «Kjør klasseflytting - for tradisjonelle klasser» | |
9. | På skolen hos oss har klassene ikke logiske navn. Dette er en videregående skole. Hvordan kan vi flytte elever opp et trinn feks fra 1ST (studiespesialisering) til 2STA (studiespesialisering klasse 2a)? |
For å kjøre klasseflytting på alle i en operasjon, så må klassene være navnet "likt". Det vil si de må hete 1ST, 2ST og 3ST og 1BA, 2BA og 3BA osv. Klassenavnene må være opprettet først. Om klassenavnene ikke følger logisk, så kan man ikke flytte alle klasser i en operasjon, men det kan fortsatt løses ganske greit. Dere har to mulige løsninger: 1. Importere alle elevene fra skolen på nytt. Da blir elevene importert til ny klasse, og systemet sjekker nye og gamle elever opp mot hverandre med navn og fødselsdato. De som allerede fantes i systemet blir flyttet til ny klasse, men beholder lånenummer og eventuelle lån og reserveringer. Elever som ikke er med i den nye importen må da slettes manuelt i ettertid. Altså ved at man søker opp hver nye klasse og sjekker mot importdatoen/gruppedatoen. Da vil det jo stå en gammel dato der som viser at denne eleven ikke ble importert, og derfor ikke lengre er elev ved skolen. ELLER: 2. Flytte en og en klasse til en ny klasse. Om dere velger å flytte en og en klasse, så må klassen de skal flyttes til være opprettet før flyttingen. Den opprettes fra Klasseadministrering - Administrer grupper - Ny gruppe. Og man flytter elever til den nye gruppen fra Klasseadministrering, velg riktig skole og riktig gruppe, hak av aktuelle elever (trolig alle) og velg Endre gruppetilhørighet. Hvilken løsning dere velger er opp til dere. Les mer her: Seksjon 5.1.3, «Klasseflytting - for utradisjonelle klasser» | |
10. | Jeg vil gjerne kople sammen lærer og riktig klasse. Er det mulig? |
Ja. Først må du registrere læreren i Bibliofil, altså opprette hen som låner. Og det er viktig å da velge riktig lånerkategori; enten Personale, Ansatte eller Voksen - alt ettersom hva dere har av lånerkategorier. For å finne ut av dette, og finne riktig kode: Gå til Lånere fra menyen til venstre -> velg "Rediger lånerkategorier" -> skroll deg helt nederst i den lange lista som kommer opp og se om dere feks har Personalet (ofte kode: p), Voksen (ofte kode v) og/eller Ansatte (ofte kode ans). Noter deg hvilken lånerkategori som lærerne er registrert med, og noter deg koden for den. Deretter må dere bestemme i innstillingene hvilken lånerkategori som kan registeres som kontaktlærer. Dette gjør dere her: Innstillinger (fra under Bibliotekar-funksjoner) -> m2 og global -> Visning -> Generelt -> "Lånerkategorier som er aktuelle for å være kontaktlærere". Her må du skrive inn koden fra riktig lånerkategori. Feks p, v eller ans i eksemplet ovenfor. Nå har du en lærer, du vet hvilken lånerkategori hen hører til - og du har satt innstillingen for at lånere i denne kategorien kan registreres som kontaktlærere. Nå skal vi tildele kontaktlærerne til sine klasser. Velg Klasselister (fra under Bibliotekar-funksjoner) -> Klasseadministrering (øverst til høyre) -> klikk på grønn knapp med Administrer grupper -> finn riktig klasse og klikk på blyanten ytterst til venstre på riktig linje for å redigere -> øverst registrerers lærerne. Klikk på +-tegnet for å legge til lærer. Det går helt fint å registrere flere lærere på samme gruppe/klasse. Søk opp riktig lærer - og klikk "lagre". | |
11. | Jeg er helt ny på skolebiblioteket. Hvordan kommer jeg i gang med jobben jeg skal gjøre på data / i bibliofil? |
De viktigste operasjonene er å kunne låne ut noe til eleven (punkt 3 i svaret), levere det inn igjen når eleven er ferdig med det (4), samt å kunne registerere ei bok slik at den kan lånes ut (5). I tilegg er det lurt å kunne registrere en elev dersom hen ikke allerede er registrert i basen (6). 1. Gå til riktig webadresse for biblioteket ditt: https://****.bib.no/cgi-bin/m2-int (stjernene representerer bokstavene som er unike for ditt bibliotek). 2. Klikk på logg inn, øverst til høyre, og logg inn med ditt brukernavn og passord i Bibliofil. Feks biblio eller noe annet du har fått som ditt bibliotekarbrukernavn. Om du mangler dette, så ta kontakt med kontaktpersonen for Bibliofil i kommunen din. Eller vi kan hjelpe deg om ingen andre kan. 3. Låne ut ei bok til en elev (hvor både bok og elev allerede er registrert). Klikk på Utlån i menyen til venstre. Skann lånekort, eller skriv navnet til eleven. Du kan skrive fornavn, mellomnavn, etternavn, fødseldato (ddmmåå) - og få treff. Hvis du ikke får treff, så klikk på "avgrens" under søkefeltet. Da får du opp de enkelte søkefeltene og kan søke mer spesifikt. Nå du har funnet riktig elev så bare skanner du strekkoden fra klistrelappen som biblioteket har satt på boka. Markøren må stå i feltet for "strekkode". 4. Når en elev er ferdig med ei bok, så velger du "Innlevering" fra menyen på venstre side. Deretter er det bare å skanne strekkoden fra klistrelappen som biblioteket har satt på boka. Systemet vet hvem som har lånt boka, så det trenger du ikke tenke på. Når boka er skannet så vil navnet på den som innleverer komme opp på skjermen. 5. Om du skal registrere ei ny bok i basen, så skal du alltid starte med å søke opp boka. Gå til "Søk/hjem" fra menyen til venstre, og skann inn ISBN-nr som boka har trykt på seg som en strekkode fra forlaget. Treffene du får vil du se sortert i fanene øverst i bildet (sortert i egen base og i ekstern base). Hvis du får treff i "egen base", så klikk på riktig bok -> og deretter på den lilla knappen "opprett nytt eksemplar". Fyll ut det som trengs i bildet som åpner seg og klikk "opprett" til slutt. Om du ikke får treff i egen base, men boka fins i ekstern base så finn riktig bok, og klikk på knappen "Importér post..." -> Importér som ny post -> Fortsett til eksemplarpåføring -> fyll inn resten og klikk "opprett". Ta strekkoden som du nå har laget og klistre den fast på boka. Hver bok skal ha sin unike strekkode/klistrelapp. Etter at en bok er registrert, så er det alltid lurt å teste om strekkoden fungerer/at riktig bok kommer opp. Gå til søk og skann strekkoden i søkefeltet. Om alt ser riktig ut, så er du ferdig. 6. Sjekk alltid om en elev er registrert. Om du ikke får treff på navn, så prøv fødselsdato også. Når du er sikker på at eleven ikke er registrert, så klikk på "Lånere" i menyen til venstre. Klikk på knappen "lokal låner" under der det står "Opprett låner". Fyll inn fornavn og etternavn på eleven (fødselsnummer er ikke nødvendig) og klikk fortsett. Fyll inn de feltene du mener er viktig for å identifisere låneren (må ha fornavn, etternavn og fødselsdato i hvertfall). Og velg "Elever" som lånerkategori - da vil det dukke opp et valg om riktig skole og mulighet til å velge riktig klasse. Klikk til slutt på "Opprett lokal låner". Etter at en låner er opprettet, så er det alltid lurt å prøve å søke hen opp, for å dobbeltsjekke at dette gikk iorden. | |
12. | Flere av elevene er registrert to ganger. Det blir veldig mye rot når elevene har flere kontoer. Hvordan får jeg ryddet opp i dette? |
I Bibliofil kaller vi denne prosessen med å finne og slå sammen elever (lånere) for "slå sammen duplikate lånere...". Du finner funksjonen ved å gå inn på "lånere" i menyen til venstre og så dukker valget opp nedenfor "opprett låner". Klikk på "Finn duplikater". Da dukker det opp en treffliste med duplikater, og en mulighet for å avgrense søket dersom det er veldig mange treff. Klikk på en duplikatgruppe, og du får opp to registreringer som systemet mener kan være samme elev. I bildet som kommer opp nå får du registreringene øverst, og en forhåndsvisning i rosa nederst for hvordan den endelige innførselsen skal se ut. Du kan velge elementer fra begge elevinnførslene for hva som skal være gjeldende. Vær nøye på å sjekke at det faktisk ER samme låner før du slår sammen innførslene. Om du er sikker på at dette er samme person og de skal slås sammen, så velg "slå sammen" nederst. Om de ikke skal slås sammen, så gå tilbake (da vil de fortsette å komme opp i lista for duplikate lånere), eller klikk øverst på "Ikke duplikater" - og marker begge to. Da har du liksom bekreftet at dette er to ulike elever, og de vil ikke dukke opp i listene framover. Vær obs på at når du har slått sammen to eleverinnførsler, så kan de ikke skilles igjen, så vær nøye!! Les mer her: M2-håndboken om deduplisering av lånere | |
13. | Jeg klarer ikke å logge inn med brukernavnet og passordet på biblioteket. Har jeg feil passord? |
Biblioteket ditt har to ulike nettsider: en for brukere (publikum) og en for ansatte (bibliotekarer). Siden du skal logge inn på som "bibliotekar" er det vi kaller for "internsidene". Forskjellen på nettsidene er hva nettadressen slutter på (url,n). Dersom det kun står m2 så er det siden for publikum, mens står det m2-int så er det bibliotekarsidene (internsider). De sidene som du skal logge inn på som bibliotekar/ansatt har altså url: https://****.bib.no/cgi-bin/m2-int (stjernene representerer bokstavene som er unike for ditt bibliotek). Når du er på riktig side, så står det også "(internside)" etter skolebiblioteknavnet øverst. De vanligste innloggingene for ansatte er biblio, larer og elev, men du kan godt ha et annet brukernavn ved din skole. | |
14. | Jeg vil ta ut lister på hva elevene i ei klasse har lånt, slik at læreren kan hjelpe de å levere inn bøkene igjen. Hvordan gjør jeg det? |
Klikk på "klasselister" fra menyen under bibliotekar-funksjoner. Under Oppgaver velger du "Lån, forfall og purringer". Utvalg skal stå på klasselånere. Deretter må du velge noe under skole - og deretter kommer valgene for aktuelle klasser. Deretter klikker du på "hent liste". Da vil du få opp en liste på skjermen over de lånerne i aktuelle klasser som har lånt noe. Etter dette vil du få en del valg, som du selv kan sjekke ut. Her kan du ta en utskrift, sende purringer til elevene eller kontaktlæreren, eller du kan rett og slett fornye forfalte bøker - enkeltvis eller pr elev. Du kan også sortere ved å klikke på overskriftene, og du kan legge til eller fjerne felter (født, antall forfalt, antall lån osv). Når du er ferdig, så klikker du feks bare på søk/hjem i menyen til venstre - og så er du tilbake til startsida. Les mer her: Seksjon 4.1, «Klasselister» | |
15. | Hvordan får jeg sendt purringer til elevene? |
Det er to måter å purre på, det ene er å ta ut purringer fra "Klasselister" (1), og det andre er å sende purringer via "Jobber&rapporter" (2). 1. Klikk på "Klasselister" fra menyen under Bibliotekar-funksjoner. Under Oppgaver velger du "lån, forfall og purringer". Utvalg skal stå på klasselånere. Deretter må du velge noe under skole - og deretter kommer valgene for aktuelle klasser. Deretter klikker du på "hent liste". Da vil du få opp en liste på skjermen over de lånerne i aktuelle klasser som har lånt noe. Og du får valg mellom å sende liste til kontaktlærer, sende purring til lånere (altså elevene), ta utskrift eller sende melding. Forskjell på "send purringer" og "send melding" er at meldinger kun er en beskjed til markerte elever i lista nedenfor, og du kan også tilføye informasjon på meldingen før den sendes . Send melding kan jo gjøres uavhengig av om boka har forfalt, men feks kan sendes til alle som fortsatt har noe hjemme dersom du vil minne de på å levere før sommeren. ELLER: 2. I menyen til venstre velger du "Jobber&rapporter" og klikker på "Bestill rapport". Klikk på "Utlån" og så knappen med "Kjør purring". Deretter får du opp flere valg for hva du skal purre. Om du kun vil purre bøker som er lånt fra avdelingen skolebibliotek så markerer du den boksen. Om du bare vil purre alt, så fyller du inn din egen epostadresse (dette er kun for å få vite resultatet av purrejobben), sjekker at det er haket av for "ja" for Kjør jobb - og trykker på den grønne knappen som sier "lag rapport". | |
16. | Nå nærmer det seg skoleslutt, og jeg vil gjerne få inn alle bøkene som elevene har hjemme før sommerferien starter. Hvordan får jeg gitt de beskjed om hva de må levere tilbake? |
I menyen til venstre velger du "Jobber&rapporter" og klikker på "Bestill rapport". Klikk på "Utlån" og deretter knappen med "Kjør purring". Deretter får du opp flere valg for hva du skal purre. Om du vil purre absolutt alt som er utlånt, uavhengig av lånedato og forfallsdato, så setter du f.eks dagens dato i feltet for "Utlånt før dato". Du bør og tenke gjennom om lærebøkene skal inngå i prosessen eller ikke. Om du har de i egen avdeling, så kan de utelates. Skriv så inn epostadressa di for å få resultatet av purreprosessen, sjekk at det er haket av for "ja" på Kjør jobb - og klikk på "Lag rapport" til slutt. | |
17. | Hvordan kan jeg se om ei bok er mye utlånt eller ikke? Jeg trenger å vite det før jeg kaster boka. |
Velg søk/hjem fra menyen på venstre side. Skann den påklistrede strekkoden på boka i søkefeltet, og du vil få opp på skjermen hvor mange ganger akkurat dette eksemplarer er lånt ut pr år på biblioteket ditt. Om du vil kaste/kassere eksemplaret umiddelbart, så er det bare å klikke på knappen for "slett eksemplar". | |
18. | Vi har så mange gamle bøker på biblioteket hos oss, som vi gjerne skulle ha kastet. Hvordan får vi tatt de ut av basen først? |
Det er flere måter å angripe dette på. Her kommer noen løsninger - og du kan velge den som passer deg best ut fra mengden bøker som skal kastes. Om du skal kaste veldig mange bøker så er det enkleste å gjøre dette med Masseendringsfunksjonen. Klikk på "Katalogisering" i menyen til venstre, og velg så "Masseendring". Klikk på knappen for "Kassering" og skann den påklistrede strekkoden på boka du skal kaste (ikke den som er trykt på boka). Dette er den mest effektive måten å kassere bøker på. Når du skal kaste siste eksemplaret av ei bok, så får du et spørsmål om du virkelig vil det. Dette er bare for å gi deg muligheten til å avbryte prosessen dersom du vil ha igjen ett eksemplar. Det er helt uproblematisk å svare "OK" på at siste eksemplar slettes. Når du sletter siste eksemplar, så får du opp følgende spørsmål "Eksemplar slettet. Vil du slette katalogposten?" Her svarer du også "OK". Dersom du svare "avbryt", så vil du fortsatt kunne søke opp boka i basen, men den vil stå som uten eksemplarer. Altså bare en "katalogpost", men ingen fysisk bok å låne. Om du skal kaste noen få bøker, eller vurdere om de skal kastes - så kan du skanne den påklistrede strekkoden på boka i søkefeltet (Søk/hjem). Da får du opp katalogposten og riktig eksemplar under der igjen (det står "skannet eksemplar"). Om du vil kaste den, så klikker du på den røde knappen som sier "slett eksemplar». Fordelen med å kassere på denne måten er at du kan sjekke utlånsstatistikken på eksemplarer før du endelig kaster den. Kanskje har den vært mer populær enn du trodde? Om du har sletter siste eksemplar av en tittel, så får du opp spørsmål om du virkelig vil slette - og om du deretter vil slette katalogposten. Det er helt greit å svare OK på begge deler, dersom du faktisk ikke skal ha denne mer ei biblioteket ditt. Om du vil kaste mange eksemplarer av samme boka, så kan du slette katalogposten med alle tilhørende eksemplarer. Dette gjør du ved å søke opp boka (katalogposten) i feltet fra "Søk/hjem". Sjekk så at antall eksemplarer registrert i basen stemmer med det antall fysiske bøker som du skal kaste. Om noen eksemplarer er utlånt, så blir disse ikke slettet og du vil bli stoppet i prosessen. Skroll deg så ned i det hvite feltet under bokopplysningene hvor det står "Marcpost" og klikk på den. Der har du en hvit knapp med rød skrift som sier "slett". Trykk på den. Da får du opp et spørsmål om at x antall eksemplarer vil bli slettet, vil du virkelig det. Om du er sikker - så svar "OK". Om noen av eksemplarene er utlånt, så får du beskjed om dette og du må eventuelt svare bekreftende på at du fortsatt vil kassere alle eksemplarene. Dersom du gjør noe feil i kasseringa, og kommer til å slette et eksemplar eller en katalogpost som du ikke skulle slettet, så er det mulig å søke den opp igjen og gjenopprette både katalogpost og de slettede eksemplarene. Les mer her: Seksjon 2.4, «Slette katalogpost?» | |
19. | Hvordan får jeg registert ei bok i Bibliofil? |
Om du skal registrere ei ny bok i basen, så skal du alltid starte med å søke opp boka. Gå til "Søk/hjem" fra menyen til venstre, og skann inn ISBN-nr som boka har trykt på seg som en strekkode fra forlaget. Treffene du får vil du se sortert i fanene øverst i bildet (sortert i egen base og i ekstern base). Hvis du får treff i "egen base", så klikk på riktig bok -> og deretter på den lilla knappen "opprett nytt eksemplar". Fyll ut det som trengs i bildet som åpner seg og klikk "opprett" til slutt. Om du ikke får treff i egen base, men boka fins i ekstern base så finn riktig bok, og klikk på knappen "Importér post..." -> Importér som ny post -> Fortsett til eksemplarpåføring -> fyll inn resten og klikk "opprett". Ta strekkoden som du nå har laget og klistre den fast på boka. Hver bok skal ha sin unike strekkode/klistrelapp. Etter at en bok er registrert, så er det alltid lurt å teste om strekkoden fungerer/at riktig bok kommer opp. Gå til søk og skann strekkoden i søkefeltet. Om alt ser riktig ut, så er du ferdig. Les mer her: Seksjon 1.1, «Vi har en ny bok» Les enda mer her: M2-håndboken om katalogisering | |
20. | Hvordan ser jeg hvilke bøker eleven har hjemme, og om eleven har fått purring? |
Alt som har med den enkelte elev å gjøre finner du ved å klikke på "Låner" i menyen til venstre. Søk deretter opp riktig elev (du kan søke både på fornavn, etternavn og fødselsdato ddmmåå). Hvis du så skroller litt ned på siden så finner du et eget felt for "purringer" og et for "utlån til ***". Om du klikker på "Utlånt til ***" så får du opp hva eleven har hjemme pr nå. Og om eleven har fått purring, så vil det stå egne linjer for hver purring som er sendt med en sendt-dato. Om du klikker på denne linjen, så ser du hvilke bøker det er sendt purring på. | |
21. | Hvordan kan jeg sende faktura til elevens foresatte på bøker som ikke er levert inn etter skoleårets slutt? |
I Bibliofil får man ikke ut ferdige fakturaer, men man kan ta ut bilag som kan brukes sammen med en faktura. Men det genereres ikke fakturabilag heller før man har purret tilstrekkelig antall ganger (avhengig av hvilke innstillinger man har satt. feks at det skal purres to ganger før den tredje blir et fakturagrunnlag). Dersom du ønsker å ta ut fakturagrunnlag, så gjør du det fra "Jobber&rapporter" i menyen til venstre -> "bestill rapport" -> "Utlån" -> "Kjør purring". Deretter får du opp flere valg for hva du skal purre - og nest øverst her kan du sette "aktiv" på Regning - altså at du også vil generere regninger. Regningsbilaget kommer alltid ut på printeren, ettersom dette må kunne bokføres og håndteres i tråd med bokføringsloven. Så fort det er tatt ut et regningsbilag på en elev, så vil status på boka være "regning sendt", selv om du ikke fysisk har sendt faktura til eleven. | |
22. | Hvordan kan jeg skrive ut lånekort til elevene? |
Under bibliotekar-funksjoner velger du Klasselister -> under Oppgaver velger du Lånerlister med strekkoder -> og så riktig skole og eventuelt klasse. Trykk så på "Hent liste". Deretter så velger du "Visning, 2 kolonner" eller "Visning, 3 kolonner" før du skriver ut. Det er også lurt å ha en klasseliste, med strekkoder, i en perm i nærheten av utlånsstasjonen, slik at læreren raskt kan hjelpe eleven om hen ikke har lånekortet sitt med. | |
23. | Elevene bruker Feide på skolen vår. Kan denne innloggingen også brukes i Bibliofil? |
Det er mulig å kjøpe en integrasjon mot Feide slik at elevene kan logge inn med Feide for å låne. Dette må kommunen bestille, så be skolekontoret ta kontakt med oss. Forutsetter at elevene er lagt inn med fødselsnummer i Bibliofil. | |
24. | Hvordan får jeg ut strekkoder/etiketter til bøkene jeg registrerer i Bibliofil? |
Bøkene du legger inn får en strekkode (etikett) som er unik for hver enkelt tittel. Strekkodene skriver man ut fra Bibliofil på A4-ark med klistrelapper. Disse kan kjøpes av oss. Når du oppretter et eller flere eksemplarer samles etikettene i en fil. Når du er ferdig med å legge til nye eksemplarer må disse skrives ut. Gå til menyen for Katalogisering -> Masseendring -> Etikettpulje -> Skriv ut en pulje. Der vil den eller de filene med etiketter du kan skrive ut ligge. Deler du Bibliofil-base med flere bibliotek kan det ligge flere filer her. Finn riktig fil, er du usikker på innholdet kan du se det ved å trykke på øyet. Velg "skriv til pdf". Da får du en pdf-fil du kan skrive ut på printeren din. Hvis du trenger å skrive ut filen med strekkoder på nytt går du til Katalogiserings-menyen -> Masseendring -> Etikettpulje -> Skriv pulje på nytt. Ved siden av knappen angir du hvor gammel filen du skal skrive ut er. Vi tar vare på etikettfilene i ett år (365 dager). Katalogvideoen tar opp etiketter her: Youtube-video | |
25. | Vi må starte opp (logge inn i) skoleautomaten hver dag, det var ikke sånn tidligere? |
Det er strammet inn på sikkerheten på skoleautomater. Perioden med inaktivitet før automatisk utlogging er strammet inn for vanlige brukere (1 dag). Man må nå starte automaten som en bruker med begrensede rettigheter for å få utlogging først etter 100 dagers inaktivitet. elev-brukeren er som standard satt med begrenset tilgang så å starte automaten som elev er som regel løsningen. | |
26. | Kan lærerbrukeren bare få tilgang til utlån og innlevering? |
Ja, det er mulig å begrense tilgangen slik at man bare får opp utlån og innlevering. For å få til dette må flere innstillinger slås av: | |
27. | Kan vi bruke strekkode/serienummeret som allerede står på Chromebooken? Den er unik for hver pc. |
Ja, det er mulig. Legg f.eks koden inn i feltet Ny strekkode under | |
28. | Er det mulig å se/ få oversikt over aktivitet fra skoleautomaten? Altså utlån og innlevering på maskinen. |
Utlån/innlevering statistikkføres med utførende avdeling. Automaten får utførende avdeling fra brukeren man starter opp automaten med. Hvis man vil skille skoleautomaten fra andre utlån/innleveringer i m2-int så må man opprette en egen avdelingskode og legge den inn i innstillingen Utførende avdeling på brukeren som starter opp skoleautomaten (som regel elev). |