Det kan genereres data (transaksjoner) til eksterne faktureringssystemer. Disse systemene tar seg av videre oppfølging av regninger. I BIBLIOFIL vil man få melding om dette når låneren slås opp:
Marker en linje og høyreklikk for å se innholdet i regningen.
Viktig
Hvis variablen Tilgang til sletting av regningsdata? er slått på er det også mulig å slette regningen, men vær oppmerksom på at man da også må gjøre det samme i faktureringssystemet. Hvis man ikke har tilgang til faktureringssystemet skal man ikke slette regningen i BIBLIOFIL!
I vanlig håndtering av regninger må biblioteket selv fylle ut regningen med beløp. Faktureringsrutinene beskrevet under baserer seg på automatisk beregning av krav. Dette kan gjøres utifra kriterier basert på lånerdata eller data fra katalogposten. Se Seksjon 8.12.4, «Oppsett/parameterstyring».
Faktureringen startes fra
→
Menyvalget vil starte generering av fakturatransaksjoner til valgt faktureringssystem. Det vil ikke komme noe på skjermen under kjøringen.
Når kjøringen er ferdig må fakturatransaksjonene kopieres til et sted hvor mottakeren kan hente dem.
I KOMMFAKT skjer overføring ved hjelp av ftp. Det er et eget menyvalg for å gjøre denne kopieringen:
→
Det vil komme opp en liste over alle faktureringene som er kjørt. Det skal her velges hvilke transaksjoner som skal overføres. Normalt er det den med dagens dato.
Det neste som skal gjøres er å angi passordet biblioteket har på sin bruker hos IBM/KOMMFAKT. Når dette er gjort er det bare å starte jobben.
Dersom overføringen er ok vil det komme melding om dette. Dersom det skjer noe feil ved overføringen så vil det komme en feilmelding som beskriver denne.
Transaksjoner til Lindorff overføres automatisk vha. epost. til Lindorff.
Løsningen mot Agresso er laget slik at Agresso/kommunen
henter transaksjonsfilene selv. Når kjøring av
transaksjonene er ferdig vil dette skje
automatisk. Normalt kopieres filene til området
/home/agresso-ftp/ på Bibliofil-maskinen.
Kommunen/Agresso må så bruke ftp til å hente filene. (Oppsett av ftp for å hente filene må gjøres av kommunen!) Dette kan normalt automatiseres slik at det med jevne mellomrom blir sjekket om det har kommet noen nye transaksjoner. Når filene så er hentet ned bør ftp-sesjonen slette filene.
Filene som skal hentes har navn som starter med parameter client fra Agresso, f.eks. DK for Drammen, eller L1 for Lillehammer. Filene får så navnene:
Tabell 8.1. Filnavn Agresso
| DKBI-CS15-ååmmdd.dat | Fil i CS15-format, inneholder låneropplysninger. åå=år, mm=månednummer, dd=dato i måned. |
| DKBI-LG04-ååmmdd.dat | Fil i LG04-format, inneholder titler som skal faktureres. |
| DKBI-LG04-kreditnota-ååmmdd.dat | Fil i LG04-format, inneholder titler som skal krediteres fordi låner har levert bøkene. |
Filen som inneholder kreditnotaene på materiale som låner har levert blir automatisk generert. Det må avtales hvor ofte dette skal gjøres.
Vær oppmerksom på at hvis låner leverer deler, men ikke alt det er sendt regning på, vil kreditnotaen likevel inneholde alt det er sendt regning på. Iht kredittlovgivningen er det ikke tillatt å delkreditere en regning. Det resterende vil komme på nytt ved neste kjøring av fakturaer.
Når en sak avsluttes i Agresso, dvs regningen er betalt, vil en fil legges tilbake til BIBLIOFIL. Dette er en ren tekstfil som bare inneholder, på ei linje hver, saksnummeret som skal avsluttes. Det sjekkes hvert 15. minutt om det har kommet en ny fil fra Agresso, rutinen sletter så knytning til låner og merker eksemplaret som tapt.
Når kjøring av faktureringsrutinen er ferdig er det mulig å ta ut en fakturajournal. Denne inneholder den samme informasjon som transaksjonene til faktureringssystemet i form av en samlende rapport.
Rapporten er kun tilgjengelig under fanekortet for .
→
Det kommer opp en oversikt over alle kjøringer av faktureringsrutinen (sortert kronologisk, med nyeste øverste).
Bruk piltastene og Enter til å velge den riktige. Det vil så komme opp et vindu hvor man kan velge å sende fakturajournalen til skjerm, fil eller skriver.
Faret folkebibliotek Fakturajournal 23/11/2003 Generert, 28/10/2003, KOMMFAKT ------------------------------------------------------------------------------- LånerAntall Gebyr BeløpSum(gebyr+beløp) ------------------------------------------------------------------------------- 4 170,-75,- 145,- 40170,- 125,- 195,- 2906170,-49,- 119,- 7614170,- 125,- 195,- 9493170,-69,- 139,- 10892 270,- 250,- 320,- 10926 270,- 250,- 320,- ...
241947 670,- 824,- 894,- 242030 170,-48,- 118,- 242304 270,- 250,- 320,- 242314 170,- 198,- 268,- 242365 170,- 298,- 368,- 242439 170,- 125,- 195,- 242671 370,- 452,- 522,- ------------------------------------------------------------------------------- 2007210,- 28443,- ------------------------------------------------------------------------------- Totalt: 35653,- ======================================================================== ------------------------------------------------------------------------------- BIBLIOFIL Side2(Siste side)
Parametere som er felles for alle faktureringssystemer. Disse kan ikke redigeres via det vanlige innstillings-grensesnittet! Dersom noe av dette skal settes opp eller endres så send mest mulig korrekte opplysninger til Bibliotek-Systemer As.
- skrivRegning
Angir hvordan data skal tas ut. Valgmuligheter er Fakturering, skriver eller ingenting.
- System
Hvilket faktureringssystem det skal utveksles data mot. Mulige valg pt. er KOMMFAKT™, Agresso™ og Visma™.
- fakturerLaaner
Dette er en Tcl-prosedyre som bestemmer hvilke lånere som skal omfattes av faktureringsrutinene. Det kan testes mot alt innhold i lånerregisteret. Standardversjon av denne prosedyren vil angi at alle lånere skal omfattes.
Eksempler på unntak kan være at spesielle lånekategorier som f.eks institusjoner eller lånere med lånenummer høyere enn 999999 (dvs bibliotek med nasjonale nummer) ikke skal få regning. Av de mer kuriøse unntakene som er i bruk er lånere som ikke har 4 tegn i postnummeret eller lånere som har en bestemt melding i meldingsfeltet.
- fakturerBok
Brukes til å unnta fra fakturering, f.eks at purringer som er eldre enn 800 dager eller tittelnummer høyere enn 9 millioner (midlertidige etiketter) ikke skal generere regninger.
- faktureringHentGebyrBok
Dette er en Tcl-prosedyre som bestemmer hvilken pris som skal brukes på enhetene som skal faktureres. Prosedyren består av en liste med verdipar som kan brukes til å beregne og returnere en pris. Denne må være definert for at faktureringsrutinene skal starte.
Prosedyren skal returnere ei liste med to verdier. Det første elementet i denne lista returnerer evt. varenummeridentifikasjon, det andre elementet returnerer prisen for boka. Lindorff™ bruker ikke varenummeridentifikasjon, der vil det første elementet bli oversett, men det må fortsatt være med som 0. I KOMMFAKT™ er det mulig å legge forskjellige varenummer på f.eks. voksenbøker og barnebøker. Det andre elementet skal alltid inneholde prisen.
Eksempler på forskjellig prising kan være pr dokumenttype, plassering, avdeling, litterær form (f.eks Billedbok), eksemplarnummer (for å fange opp innlån), materialtype fra *245$h eller utgivelsesdato. Pris fra katalogpost kan også brukes (020$c), feks i kombinasjon med en sjekk på utgivelsesår.
- faktureringHentGebyrLaaner
Dette er en Tcl-prosedyre som bestemmer hvilket gebyr som skal brukes i tillegg til prisene på de enkelte titler. Denne må være definert for at faktureringsrutinene skal starte.
Prosedyren skal returnere ei liste med to verdier. Det første elementet i denne lista returnerer evt. varenummeridentifikasjon, det andre elementet returnerer selve gebyret. Lindorff™ bruker ikke varenummeridentifikasjon, der vil det første elementet bli oversett, men det må fortsatt være med som 0. I KOMMFAKT™ er det f.eks. mulig å definere egne varenummer for gebyrene på barn og voksne. Det andre elementet skal alltid inneholde prisen.
- Kommunenummer
Her skal registrert kommunenummer i KOMMFAKT™ legges. Dette er som regel et 4 sifret nummer. Disse trenger ikke nødvendigvis å stemme overens med de vanlige kommunenumrene.
- Oppdragsgivernummer
Her skal registrert oppdragsgivernummer i KOMMFAKT™ legges.
- brukerNavn
Her angis bibliotekets brukernavn på ftp tjeneren.
Ved bruk av proxy settes brukerNavn til navn@virkelig.ftp.tjener
- ftpserver,Dir
Dette er området som dataene skal legges på. Dataene vil bli lagt på maskinen angitt i parameter ftpserver.
- ftpserver
Dette er navnet på maskin knyttet til internett og som kjører ftp-tjener program. Dataene vil bli kopiert til denne maskinen.
Dersom ftp-overføringen må gå gjennom en ftp-tjener angis adressen til proxy tjeneren her.
- Kundenummer
Her skal registrert kundenummer hos Lindorff™ registreres.
- Omkostninger
Hvilke omkostninger som skal sendes med transaksjonene (????)
- Rentesats
Hvilken rentesats Lindorff™ skal beregne.
For Agresso er det lettest å angi navn på feltene slik de framgår i Agresso. Dersom noen av disse skal settes eller endres så send så korrekte opplysninger som mulig om dette til Bibliotek-Systemer As.
- responsible og responsible2
Her skal korrekt verdi for feltene responsible og responsible2 settes. Dersom disse er satt til Default i Agresso så skal verdien her være AGR.
- client, firmakode
Her skal korrekt verdi for feltet client settes. Dette beskrives også som firmakode. Verdien her brukes til å generere filnavnene for utveksling av data.
- order_id,start
Her legges startverdien for verdi order_id i Agresso. Bibliofil vil øke denne med 1 for hver nye ordre.
- agresso_id,start
Her legges startverdien for verdi agresso_id, kundenummer, i Agresso. Bibliofil vil øke denne med 1 for hver nye kunde.
- dim_value_1, dim_value_6
Her legges verdiene som skal sendes for dim_value_1 og dim_value_6 i Agresso.
- Spørsmål Hva gjør vi når låner leverer inn bøkene det er sendt regning på?
- Spørsmål Hvis låneren leverer boken, hva skjer med oppsamlede purregebyr?
- Spørsmål Kan regningen betales i biblioteket?
- Spørsmål Låneren betaler og finner så igjen boka!
- Spørsmål Vi har akkurat kjørt fakturering, men fakturarapporten er tom?
- Spørsmål Kan man unnta barn fra fakturering?
- Spørsmål Går det an å få en oversikt over gjeldende gebyr?
- Spørsmål Kan man slette regninger i BIBLIOFIL?
Spørsmål | Hva gjør vi når låner leverer inn bøkene det er sendt regning på? |
Svar | Biblioteket innleverer bøkene. Hva som skjer deretter avhenger av faktureringssystemet.
|
Spørsmål | Hvis låneren leverer boken, hva skjer med oppsamlede purregebyr? |
Svar | Biblioteket kan velge å sende med oppsamlede purregebyr til faktureringssystemet, eller la de være igjen i Bibliofil. Hvis det sendes med må låner gjøre opp for seg gjennom faktureringssystemet. Det er 2 muligheter for gebyr i et faktureringssystem:
|
Spørsmål | Kan regningen betales i biblioteket? |
Svar | Regningen må betales gjennom faktureringssystemets rutiner. Agresso/Lindorff sender rutinemessig en fil til BIBLIOFIL-serveren med saker som skal lukkes. BIBLIOFIL merker eksemplarene som tapt og kobler de fra låneren. Det generes også en rapport over hva som er erstattet. Rapporten sendes hhv til aliaset agresso-rapport eller lindorff-rapport Eksempel 8.2. Agresso-rapport
To: agresso-rapport Subject: Endring på saker fra Agresso Endring på saker fra Agresso 25/05/2007 08:30:03 Avsluttede saker. Eksemplarer har fått status t - tapt Låner Tnr.eksnr ------------------------------------------------------------------------ 8334343602.001 Melling, David: Spøkelsesbiblioteket 8334216555.008 Leo, Veronica : Den sultne kjempen 8334337139.001 Skippervold, Ivar : Ansgar og vikingene 18786338066.001 Nicolaysen, Marit : Svein og rotta gjennom so 33245354432.001 Corder, Zizou : Lionboy 41727331917.001 Handberg, Mette N.: Maske for maske : ungdom 41727336704.001 Simblet, Sarah: Anatomi : kropp & kunst 901102245222.001 : Verdens vakreste nasjonal
|
Spørsmål | Låneren betaler og finner så igjen boka! |
Svar | Det finnes ingen rutiner for retur av gebyr. Noen bibliotek har valgt å la låneren beholde boken. |
Spørsmål | Vi har akkurat kjørt fakturering, men fakturarapporten er tom? |
Svar | Bruk rapporten Purreliste for hyllekontroll -før regning eller Purreliste til behandling - før regning for å sjekke om det er noen som skulle vært fakturert. Hvis så er tilfelle ta kontakt med BIBLIOFIL, helst via en problemmelding. Vær oppmerksom på at rapportene pr idag ikke tar hensyn til evt lånere som ikke skal faktureres utifra parameteret fakturerLaaner (se Seksjon 8.12.4, «Oppsett/parameterstyring»). |
Spørsmål | Kan man unnta barn fra fakturering? |
Svar | Ja. Gi beskjed til Bibliotek-Systemer As hvis det er ønskelig. |
Spørsmål | Går det an å få en oversikt over gjeldende gebyr? |
Svar |
Ikke på en enkel måte. Foreløpig må man se på
parameterfilen
( |
Spørsmål | Kan man slette regninger i BIBLIOFIL? |
Svar | Man kan gjøre det, men vær oppmerksom på at det ikke er mulig å sende beskjed om dette til faktureringssystemet. Dvs at den som sletter bør ha adgang til faktureringssystemet også. |