Biblioteket bestemmer selv hvor mange purringer det skal sendes på en bok før det blir sendt regning. Standard er 3 purringer før det sendes regning.
Biblioteket må selv fastsette erstatningssum, og eventuelt legge dette inn som melding til låner i lånerregisteret.
For å sikre seg mot at det blir sendt ut regninger på materiale som står på hylla, eller til lånere som man ikke vil sende regning til, er det vanlig å sjekke rapportene Purreliste for hyllekontroll -før regning og Purreliste til behandling - før regning før man skriver ut regninger. Se Kapittel 16, Rapporter.
Når du generer regninger kan du velge å generere pr. eieravdeling - eller samlet for alle.
Det er også mulig å generere regning basert på lånerkategori: Generer regninger for lånere i kategori, og for klassesett: Generer regninger klassesett.
Regninger og utsendelsesmåte. Regninger sendes alltid ut på papir. Biblioteket kan velge å sende ut purringer som epost eller SMS (egen avtale), men regninger skrives uansett ut som papirpost.
Ved innlevering vil det komme melding når det er sendt regning på en bok. Meldingsboksen inneholder oversikt over alle purringer og regninger sendt til låneren. Ved regning sendt vil det stå informasjon om hvordan låneren er fakturert. Hvis regningene er skrevet ut i biblioteket vil det stå post. Ved overføring til KOMMFAKT, Agresso eller Visma, vil dette stå. Se Seksjon 8.12, «Faktureringsrutiner, KOMMFAKT/Agresso/Visma».
Markér en linje med venstre musetast og trykk høyre musetast. Da kommer det opp et valg for å se innholdet på purringene/regningene: Vis innhold på purring. På regningene kommer det i tillegg et valg for å slette informasjon om sendt regning. I oversiktsboksen er det mulig å slette ilagt gebyr.
Systemet kan sende en epost dersom et eksemplar som det er sendt regning på blir levert inn. Se innstillingen: "Mottaker for epost om innlevering av eksemplar med regning" ( → → → ).
Det er også mulig å avbryte innlevering av eksemplarer med regning. Ved å velge vil lånet fortsatt bli stående på låneren. Å avbryte kan være aktuelt hvis man har behov for å sjekke regningen nærmere før materialet kan innleveres.
Regning på enkelteksemplarer kan bestilles direkte fra liste over lån. Dette gjøres ved høyre musetast på lånet og Endre status til til Regning ved neste fakturering. Regningen vil så bli generert neste gang den funksjonen settes i gang. Det skrives m.a.o. ikke noe brev ut umiddelbart.
Se også Seksjon 8.7.3, «Eksemplar-statuskode for bibliotek som ikke sender regninger via Bibliofil».
Det er mulig å definere priser som skal skrives på regninger.
For de som ikke eksporterer faktureringsdata til eksterne faktureringssystemer, kan det nå defineres priser som skal skrives på regningene. Prisene legges inn i dokumenttyperegisteret.
I dokumenttyperegisteret kan det legges inn pr. dokumenttype, en pris for brukernivå barn og en for brukernivå voksen. Se i innstillingene til utlånsprogrammet under oppsett av dokumenttyper.
Tidligere har man ikke lagt inn bøker eller andre dokumenttyper med standard utlånstid i dokumenttyperegisteret. Det har ikke vært nødvendig.Hvis man ønsker at regningsutskriftene skal generere faste priser, må disse dokumenttypene også registreres i dokumenttyperegisteret. Man legger inn erstatningsbeløpet for dokumenttypen, men setter lånetid til 0.
Prisen kan skrives inn i malen for regninger med variabel &faktpris.
Rapporten Purreliste for hyllekontroll - før regning inneholder nå beregnet pris på aktuelt materiale.
Etter flere henvendelser har vi besluttet å opprette en ny statuskode på eksemplarer (2012), F, til bruk for de bibliotek som ikke sender regninger i Bibliofil. Forklaringsteksten på kode R er også endret fra Regning bestilt, da denne ble brukt feil i forhold til det som var tenkt. (Se Seksjon 8.7.1, «Bestill regning for enkelteksemplar».)
Forklaringstekstene er: R - Regning ved neste fakturering F - Faktura sendt utenfor Bibliofil
Rapporter over materiale som automatisk vil få regning vil inkludere de med status R, men ikke de med status F. De som bruker regningsrutinene i Bibliofil, dvs. de som skriver regninger fra Bibliofil eller fakturerer til Agresso, Kommfakt osv., bør bruke status R. De som manuelt overfører disse til andre bør bruke status F.