Kapittel 4. Lånerregistrering

Gule felt er søkbare felt. D.v.s at når gule felt vises er bildet i søkemodus. Det er mulig å søke på navn eller lånernummer, gateadresse, poststed, telefon, mobilnummer, epostadresse, fødselsdato, foresatt og ord i melding. (Søk i feltene telefon/mobil er like, det søker på begge typer telefonnummer i begge).

Man kan hoppe mellom de søkbare feltene ved å trykke på Tab.

Når feltet Navn/nr. søk er gult, er det et søkefelt, ikke et registreringsfelt. Det er vanlig rutine å sjekke om vedkommende som ønsker et lånekort er registrert tidligere. Du kan søke på navn (slik det er registrert, dvs etternavn, fornavn). Det er viktig å søke med komma. Alle lånere som høyretrunkert matcher med det angitte navnet vil da vises i en egen oversikt. Du kan søke med bare små bokstaver. Dette feltet er et frasesøk, dvs at man ikke kan søke bare på fornavn.

Du kan søke på lånenummer også (scanne). I tilfeller hvor man skal endre opplysninger kan det være kjekt. Hvis man skriver inn lånernummeret er det ikke nødvendig å skrive inn alle (14) siffere. På lånerkortets strekkode står det f.eks 07070000000102. De 4 første siffrene er bibliotekets nummer, de påfølgende 7 nullene er såkalt utfyllende nuller. Det holder å søke på de 3 siste siffrene i dette tilfellet.

Trefflisten viser både personlige lånere og korporasjoner som matcher søketermen. Trefflisten inneholder feltene lånenummer, navn, fødselsdato og adresse. (Trykk Ctrl+høyre musetast på en kolonneoverskift for å bestemme hvilke kolonner som skal vises. I tillegg til de ordinære kolonnene finnes Gruppe (dvs skoleklasse) og Mobil. For å nullstille og vise alle kolonnene bruk Shift+Ctrl+høyre musetast.)

Du kan sortere på de forskjellige opplysningene ved å klikke på kolonneoverskriften. Hvis du ønsker visning av lånere sortert på fødselsdato, så klikker du på Født. Hvis du ønsker sorteringen motsatt (stigende/fallende), så klikker du på den lille trekanten til høyre for ledeteksten.

Bruk PageUp for å gå til forrige låner, PageDown til neste.

Hvis man får mange treff på et søk i Navn/nr. søk, velger fra listen over navn og så oppdager at man har valgt feil navn, kan man få tilbake listen (egentlig gjøre søket på nytt) ved å trykke Ctrl-g. Tastekombinasjonen Ctrl-g fungerer i Lnr-søket i Utlåns-fanekortet også.

Når du klikker på Ny for å registrere en ny låner, vil feltet Lånenummer automatisk foreslå et nytt lånenummer. Det er det neste ledige lånernummeret i tallrekken. Hvis det ikke er aktuelt å bruke dette lånenummeret, f.eks fordi biblioteket bruker ferdigproduserte lånekort med en annen nummerrekke, så scanner man bare inn lånenummeret fra lånekortet.

Skru av parameteren Foreslå nytt lånernummer i Lånerregistrering i Seksjon 20.2, «Fanekort Generelt» hvis det er unødvendig at systemet foreslår nytt nummer.

Navn på låner, firma eller institusjon registreres her. Personer legges inn med Etternavn, Fornavn. Husk kommaet og bruk store forbokstaver i navn. Data fra lånerregistret brukes også til utskrift av brev, så det er viktig at det blir riktig.

Det er mulig å ha lånenavn som hovedsaklig består av tall. Det må være noe annet enn tall i dem, men formen xx/xxx der x er tall er mulig. Dette kan brukes i f.eks. fengselsbibliotek der navn er anonymisert.

Registrer gateadresse, postadresse (postboks) og poststed. Under poststed er det tilstrekkelig å fylle ut postnummer. Et trykk på Enter-tasten vil hente fram korrekt stedsnavn.

Hak av i sjekkboksen til høyre for Gateadresse hvis adressen bør sjekkes. Markeringen blir automatisk slått av når adressen endres. Legg musepeker over boksen for å se når den sist ble endret.

Når feltet for epostadresse er gult, kan det søkes i det. Skriv inn det det skal søkes etter (husk at det er frasesøk) og en liste av alle lånere som matcher denne adressen, vises. I listen kan en låner velges med dobbeltklikk på venstre musetast. Låneren blir da slått opp i lånerregistreringsbildet og man kan gjøre endringer som normalt der. Man kan også velge linje med piltast og trykke Enter for å velge.

Esc eller klikk på Avbryt, avbryter søket.

Søkingen er automatisk høyretrunkert. Et søk etter f.eks. bibliotek, vil gi alle som har en epostadresse som starter med bibliotek.

Det er mulig å søke bare på domene. F.eks kan det søkes på @bibliofil.no for å få alle som har det domenet i epostadressen.

Det er mulig å legge inn en standard epostadresse på nye lånere. Se i Seksjon 20.2, «Fanekort Generelt». Når denne settes vil alle nye lånere få samme epostadresse.

Hak av i sjekkboksen til høyre hvis epostadressen bør sjekkes. Denne informasjonen sendes over til felles lånekort dersom låneren er tilknyttet dette. Hvis sjekkboksen er haket av, vil ikke epostadressen brukes ved utsendelse av purre- og reserveringsbrev. Ved interessemeldinger fra MappaMi og ved forhåndsvarsel vil det heller ikke bli sendt noe til låneren. Legg musepekeren over sjekkboksen for å se dato for siste endring.

Felt for fasttelefon.

Felt for mobiltelefonnummer. Nummeret vil bli brukt til SMS-meldinger. (BIBLIOFILs SMS-løsning må være installert for at nummeret skal brukes.) Se også: Seksjon 20.8, «Fanekort Brev/meldinger». Feltet er søkbart.

Med tanke på SMS'er må mobilnummeret registreres uten bokstaver eller skilletegn (vi tillater +47 foran). Mobilnummeret må være på minst 8 sifre. Bibliofil tillater egentlig lengre numre, men det kan bli stoppet hos SMS-leverandøren vår.

I dette fanekortet finner du vareadresse, varepoststed, arbeidsgiver og arbeidsgivers adresse og poststed, og foresatte.Under poststed er det tilstrekkelig å fylle ut postnummer, et trykk på Enter-tasten henter korrekt stedsnavn.

Foresatt-feltet er et rent tekstfelt. Man kan velge (i innstillingene, fanekort Generelt) at det skal være obligatorisk ved registrering og oppdatering av barn eller bare når det er registrering av nye brukere. Feltet vil ikke vises dersom låner er en institusjon, skole, bibliotek eller organisasjon. Da vil feltet Epost fjernlånsbestilling vises i stedet. Feltet Epost fjern viser biblioteklåneres epostadresse for fjernlån. (Gjelder nasjonale lånenummer overført fra Nasjonalbiblioteket.)

Her skal det legges inn adressedata som skal brukes midlertidig. Dette er felter som kommer som følge av Felles lånekort-prosjektet.

Hak av i sjekkboksen til høyre for Midl. gateadr. hvis adressen sannsynligvis er feil. Legg merke til at det går an å legge inn en dato adressen skal være gyldig fram til. Purringer og andre meldinger går til denne adressen fram til dato!

Primærtelefon er lånerens hovedtelefon.

Felt for mobiltelefonnummer. Nummeret vil bli brukt til SMS-meldinger. (BIBLIOFILs SMS-løsning må være installert for at nummeret skal brukes.) Se også: Seksjon 20.8, «Fanekort Brev/meldinger». Feltet er søkbart.

Telefon på jobben.

Eventuelt telefaksnummer.

Valg av hvordan meldinger skal sendes til låner. Låneren kan også styre dette fra MappaMi.

Nyhetslister gir biblioteket en mulighet til å sende epost med nyheter osv til lånerne. Lånerne melder seg på en eller flere lister i MappaMi. (Se Håndbok MappaMi for mer om hvordan løsningen fungerer).

I utlånsmodulen kan man i fanen Nyhetslister også melde låner inn/ut av disse listene.

Adresseopplysninger til bruk i faktureringsløsninger.

Fødselsdato registreres i formen d/m/åååå eller ddmmåååå. Det er ikke mulig å registrere fødselsår med bare to siffer.

Ved opprettelse av nye lånere vil det sjekkes om fødselsdato er angitt når lånere er i kategorien v (voksen) og b (barn).

Kryss av i aktuell rubrikk. Det kreves lovlig kjønn på lånere i lånekategori barn eller voksen.

Organisasjonsnummeret skal være på 9 siffer og det blir kontrollert ihenhold til reglene for oppbygging av slike. Nye nummer blir automatisk lagt inn i Nasjonalbibliotekets base Bibliotek, d.v.s. at nye nummere blir tilgjengelig for alle bibliotek når låneregistrene lokalt oppdateres med nye data fra Bibliotek-basen hver natt.

Låner må tilhøre en lånekategori. Bestemmelser om standard utlånstid, fornyelses- og maksimal lånetid, purregebyr m.m. settes pr lånekategori.

I folkebibliotek er det vanlig å ha en lånekategori barn. Denne lånekategorien opprettes automatisk når låner er yngre enn bibliotekets aldersdefinisjon på hva som er barn og hva som er voksen. Se parameteren Aldersgrense barn i Seksjon 20.2, «Fanekort Generelt».

Flytting fra lånekategori barn til lånekategori voksen. Dette skjer automatisk hver natt så sant fødselsdato er registrert. Biblioteket kan selv bestemme om de ønsker en melding lagt på låner, slik at man blir bedt om å sjekke epostadressen når låner søkes opp i utlånsmodulen. Hvis biblioteket ønsker en slik melding må parameteren Markér sjekk av epost fra barn til voksen slåes på (i fanekortet Generelt). Standard er at parameteren ikke er satt.

Lånekategorier defineres i utgangspunktet lokalt, men det finnes en del nasjonale lånenumre med tilhørende lånekategorier. De nasjonale lånenumrene brukes i fjernlån bibliotekene imellom. Det er Nasjonalbiblioteket (Samkatalogen) som vedlikeholder registeret og eventuelle meldinger om rettelser må stiles dit. Les mer om disse kategoriene i Kapittel 21, Nasjonalt lånenummer for bibliotek (nasjonale lånenumre).

Skolebibliotek har muligheten til å opprette grupper og klassetrinn når lånekategorien er Elevlåner. Det muliggjør en del rutiner som kan kjøres pr. klasse. Se ???.

Det er mulig å angi en avdelingskode på lånerne. Dette er tenkt å være den avdelingen låneren hører hjemme under (er tilknyttet). Denne avdelingen statistikkføres (f.o.m. 23. oktober 2002). Statistikken kan brukes til å finne ut hvor mye lånere tilhørende én avdeling låner på andre avdelinger (f.eks. hovedbiblioteket). Avdelingskoden vil også bli foreslått som default henteavdeling når låneren reserverer noe i websøk eller tksøk.

Avdelingene i listen begrenses til avdelinger valgt i Vis kun disse henteavdelingene (se Seksjon 20.2, «Fanekort Generelt»).

Bokbussene kan også bruke dette til sine lånere. Lånerens normale holdeplass kan legges inn her.

Rapportene Liste over forfalte lån på lånere i avdeling (Seksjon 16.1.30, «Liste over forfalte lån på avdeling, pr. låner») og Liste over forfalte lån på bruker låners avdeling (Seksjon 16.1.31, «Liste over forfalt lån på lånere i avdeling») bruker låners avdeling.

Lånerens foretrukne språk. Kan brukes i brevmaler til å tilpasse teksten.

Personlige lånere har PIN-koder.

For bibliotek og andre organisasjoner som bruker lånernummer fra Nasjonalbibliotekets Base Bibliotek, bruker passord. Eventuell endring av dette passordet må gjøres i Base Bibliotek.

Trykk Opprett PIN-kode for å opprette en PIN-kode. (Når låneren allerede har PIN-kode heter knappen Ny PIN-kode.)

PIN-koden sendes til låneren med epost eller SMS (se parameterinstillingene: Seksjon 20.8, «Fanekort Brev/meldinger»). Dersom det er registrert både epost og SMS så kan det velges hvilken måte som skal brukes. Det er også mulig å skrive ut til kvitteringskriver hvis biblioteket har det (dvs en skriver må være valgt i parameteret Skriver til kvittering utlånte bøker).

Dersom det ikke er registrert epostadresse eller SMS-nummer på låneren vil PIN-koden vises i en dialogboks, med mulighet til å skrive det ut på kvitteringskriveren.

Det er mulig å skrive/endre PIN-kode i lånerregistrering ved å slå på parameteren Mulig å endre PIN-kode i lånerregistrering i Seksjon 20.2, «Fanekort Generelt».

Hvis biblioteket tar i bruk MappaMi, vil fødselsdato automatisk kunne legges inn som PIN-kode. Låner kan så logge seg på i MappaMi® og endre egen PIN-kode. Fødselsdatoen kan brukes inntil 3 ganger i innlogging i MappaMi®.

Eventuell forfallsdato på lånekort. Se også innstillingen Standard sperretid for lånekort i Seksjon 20.2, «Fanekort Generelt».

Hvor mye låneren har lånt inneværende år. Nullstilles automatisk ved årets slutt.

Ta dette tallet med en klype salt: Tallet i utlånsmodulen er hvor mange ganger eksemplarer har blitt registrert utlånt i utlånssystemet. Det er dessverre ganske ofte at eksemplarer blir lånt ut flere ganger, f.eks. ved at strekkoden scannes inn flere ganger eller at man tar eksemplaret ut og inn igjen i RFID-feltet (for de som har radiobrikker). Det hender også at automater roter og sender utlånene flere ganger til Bibliofil for hvert utlån. Statistikkgrunnlaget fjerner duplikate lån, men det gjøres ikke for Antall lån.

Dato for siste utlån til låneren.

Dato for opprettelse av lånerkort.

Inneholder oversikt over alle purringer og regninger sendt til låneren. Ved regning sendt vil det stå informasjon om hvordan låneren er fakturert. Hvis regningene er skrevet ut i biblioteket vil det stå post. Ved overføring til KOMMFAKT, Agresso eller Visma vil dette stå.

Hurtigtast for å avbryte i dialogboksen er Escape.

Det er laget en egen knapp i dialogboksen som brukes til utskrift . Hva som skal skrives ut er det til en viss grad mulig å endre lokalt av systemansvarlig (malen ligger i filen /usr/biblo/tekst/heftelsesrapport.mal). Standardversjonen skriver ut lånenummer, navn, gebyr og liste over alle purringer og regninger som er sendt til låneren.

Marker en linje med venstre musetast og trykk høyre musetast. Da kommer det opp et valg for å se innholdet på purringene/regningene: Vis innhold på purring.

På regningene kommer det i tillegg et valg for å slette informasjon om sendt regning. I oversiktsboksen er det mulig å slette ilagt gebyr. Tilgang til sletting er parameterstyrt, og som standard slått av. Se parameteren Tilgang til sletting av regningsdatai Seksjon 20.9, «Fanekort Terminal».

Det første meldingsfeltet er beregnet på fritekst. Det kan være melding til låner- eller huskelapp for de ansatte. Denne meldingen vil vises når låner søkes opp i Utlånet.

Klikk på krysset (i runding - ⊗) for å fjerne meldingen.

Bakgrunnsfargen i meldingen settes i innstillingen Farge på meldingsfelt.

Det mulig å fritekstsøke i meldingene i søkefeltet over meldingsfeltet (i fanen Lånerregistrering). Søket kan ta litt tid da det må gå gjennom alle lånerne. Det søkes uavhengig av store og små bokstaver og man får treff på alle meldinger som inneholder det som det søkes etter. Resultatet vises i et eget vindu, dobbeltklikk på låner for å ta opp låneren i Lånerregistrering.

Rydding i meldinger gjøres fra menyvalget Kommando → Kontroll av meldinger på lånere . Et vindu som viser alle meldinger som ikke er endret siden en angitt dato (standard 1/1/2014) kommer opp:

I vinduet er det fire knapper:

De fire neste feltene gjør det mulig å legge inn 4 OBS-koder på låneren. (Det kan finnes mange obskoder, men 4 av gangen på låner er mulig). OBS-koder er lokale koder som administreres av systemansvarlig. OBS-kodene vises i rødt når låner søkes opp i Utlånet. Trykk på pilen til høyre for feltet for å se listen over koder. Det går også an å åpne listen ved trykke Shift+Enter når markøren står i feltet.

            r Bøker purret
            m Kort mistet
            f Flyttet
            s Lånerett inndratt
            g Gjestelåner
            h Uautorisert
            D Tilgang til døgnåpent bibliotek
            B Blokkert i døgnåpent bibliotek
		  

Gjestelåner settes når:

Uautorisert er nye lånere som registerer seg via MappaMi/websøk (lenken Ny låner?). Når låner slås opp i utlån første gang vises en melding og statusen kan fjernes.